采购需求频繁变更,我们如何应对自如?(这有9招)

时间:2022-04-16 18:42:59       来源:腾讯网

市场瞬息万变,订单频繁变更。从事采购的朋友们经常会遇到这种情形:

客户突然撤单,原材料已投产,半成品趴在生产线,即将成为呆滞物料,处理成难题;

又或者客户突然插单,供应商备料太仓促,交期变硬伤;

采购经手的订单,不是提前,就是推后,亦或是需要取消,365天,总有一些客户需求是不按照套路出牌的,采购每天就像消防员,总是在与时间赛跑,不是在催货,就是在催货的路上......

如何才能做到,订单频繁变更,而采购却能游刃有余,应付自如?

一、采购参与开发设计

开发设计阶段,需建议设计部门多考虑模块化设计,标准化管理,尽可能多的使用通用件,减少定制料件,长纳期料件。通常标准化料件可以用于众多产品型号,库存控制相对宽松,应对波动的市场需求能力更强。即使某个产品型号的市场需求出现明显减少,因为其它众多产品型号的使用,库存消尽难度相对较低;而定制物料,无论市场需求急增或骤减,采购和供货商都将经历一段激烈的博弈。当高价买进的定制零件,遇到客户突然撤单时,多数情况下只能当废品处理掉。因此采购在设计阶段发现定制料件,或者市场上即将退市的料件,务必提出风险预警。如此平行开发,可以防止研发设计导入过多非通用料件,而让采购后期身心俱疲。

二、合同约定明确责任

实践中因为某种因素,如客户指定或者专项技术要求等必须使用定制零件时,应与销售明确要求:通用料件采购自行备料,定制料件或关键料件请客户书面同意后才安排备料。同时与客户的合同中应包含违约金的限定。假使客户撤单,应收取违约金,索赔下游供应链损失。因客户因素导致的呆滞物料,须与客户沟通追加订单或者为原材料买单,订单变更频繁的客户,需要考虑预付条款。不同行业,不同客户,效果应会不同。

三、明确定义内外交期

新物料导入时须明确注明交期,注意内部前置准备周期也需考虑进L/T,且部门间对采购周期定义要一致。要求销售部门知会客户供应商原材料和半成品的采购周期,尤其强调国外供应商,因其交期长,抗波动能力差,且供应商和我们一样,同样需要生产周期,并评估库存风险。尽管很多购销合同中交货纳期很明确并在实际采购中不断优化,但是由于采购了解了供应商某个时间点的库存状况,便要求供应商将交期打折,提前出货。当供应商库存降至安全库存之下时,交货出现迟缓。尽管大多数的供应商都是在交期内,提前出货,却总是无法满足采购的不断提前的交货要求,其原因就是双方对交期的定义不一致。这一点,采购同行需自省。

四、内部管理优化

接单管理不良,紧急订单增多;市场预测不准,库存政策难定,生产效率地下,供货交期加长。需求变化是表象,内部管理是病因。

加强部门间沟通,促进信息共享,可以让采购与销售同步了解需求的变动。合理设定KPI,促进部门间的彼此协作。比如考核MC的物料齐套率,物料不齐套时不能排产。当然须按照各产品工艺不同分段考虑。对采购来说,可以争取更多的催单时间,不至于因为料不齐而停产,再如,用异常订单的频率考核销售和客户,明确订单及时度,或提货及时度。偶尔变化的需求可以接受,过于频繁的插单或撤单,说明管理存在疏漏,需重新审核其流程管理的科学性和合理性,考虑是否需要与客户重新协商供需条款,必要时停止供货。

通常中途变更和紧急插单涉及较多的是衔接和管理问题,如预测准确率过低,容易造成计划部门和采购之间彼此推卸责任。如果供应商按预测备料,交期调整相对容易,至少断料的可能性相对较低,然而一旦客户需求锐减,在没有设计变更的前提下,库存消尽,将是一个漫长的过程。如果供应商按照订单备料,遇到客户插单,采购和供应商都将非常被动。某采购所在公司按类型和价值备料,却因为一个标签的交期而导致出不了货,就是安全库存设置和预警管理出现了问题。另外生产管理的计划须严谨,要有详细的管理计划标注,变动须按固定流程,经由高管确认。

五、供应关系决定备料

市场变化莫测,本来面临的就是小批量,多批次急需求的订单状态。订单下达后,分批次交货。内部库存,被转移到供应商了。通常供应商普遍不愿意备大量库存,资金链脆弱的公司,认为库存是罪恶的,占用资金,风险太大。因此,加强供应商关系管理,使其与采购所在公司形成长期合作伙伴关系,更有利于双方的长期合作与发展。采购应努力说服供应商备料,非常规料自己要备,供应商也要备。供应关系不稳定时,有些供应商会要求收取订金,如果迟迟不提货,会收取仓储管理费用。所以加强供应商关系管理势在必行。

六、变化流程转移风险

把风险往前端转移,比如请PM到销售统筹需求,控制不合理备料。明确插单流程,周别或月别分析原因,汇总检讨,跟进插单产品的出货情况,持续改善。插单后不出货,需追责。转移风险和平摊风险一样重要,

因为往往备料不及时的表象在采购身上,而问题却出在相关部门的流程与管理上,

最终背黑锅的却是无辜的采购们。

七、品保协议保障供应

签署品质保证协议,防止刚刚到货的物料被品质部门判定为不良品,再追加紧急订单。劳民伤财。

八、急事急办,客户至上

采购最反感急单,但客户至上,不能置之不理。通常需先催供应商,有货立即出,哪怕后补订单,当然是建立在良好的信誉和牢固的供需关系的前提下。供应商没货时,视交期长短决定是否有必要临时备料,加急生产。如果需求急到离谱了,考虑同行调货,前提是有良好的同行关系,彼此间可以库存共享,且对方刚好有盈余可以给你周转。第三是市场购买,虽然市场现货价格高,但如果客户愿意接收转嫁成本当然再好不过了。特别紧急的情况,高层管理通常都会支持市场调货,保障生产。但要考虑调货风险,确保品质,防止买进翻新件,万万不可为了赶交期而忽略品质。如果几条路都行不通,只能要求销售与客户协商,推迟交期了。

九、不断学习,提升能力

频繁插单,采购的应变能力也需提高。对内对外的沟通与协调能力是在实践中不断历练、积累并提高的。采购与供应链OTEP管理就是系统提升团队采购实践能力模型。

在工业化发展进程中,多品种、少批量已经成为一种趋势,再加市场的变化性也加剧了管理的复杂性,而这一切皆有市场部门转递给企业内部供应链环节,而以获取资源为本的采购首当其中,希望奋斗在采购岗位的朋友们本着一颗公正的心,共同学习,共同成长,共同将采购的职业化道路开拓并发展下去。

作者:晓丹 来源:采购与供应链专栏

原题:订单频繁变更,采购如何应对?给9个放大招!| 干货

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